Biała lista podatników VAT (zwana również wykazem podatników VAT), jest bezpłatną i ogólnodostępną bazą danych przedsiębiorców. Najogólniej rzecz biorąc, zawiera ona informacje o podmiotach, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT albo które zostały wykreślone bądź też przywrócone do rejestru VAT. Wpisu i aktualizacji do bazy danych dokonuje Naczelnik Urzędu Skarbowego. Natomiast sam wykaz przedsiębiorców prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w formie elektronicznej.
Biała lista podatników VAT udostępniona została do powszechnego użytku w dniu 1 września 2019 r. Informacje, które można tam znaleźć mają, z punktu widzenia przedsiębiorcy, bardzo istotne znaczenie. Jest to bowiem wykaz określonych danych o przedsiębiorcach, którzy są (bądź byli) podatnikami VAT. W ten sposób możliwa jest zatem szybka i wiarygodna weryfikacja kontrahentów w obrocie gospodarczym – aż do pięciu lat wstecz.
Biała lista podatników VAT obejmuje przede wszystkim następujące informacje:
- imię i nazwisko (lub firmę),
- numer identyfikujący,
- status podmiotu (np. podatnik VAT czynny” bądź „podatnik VAT zwolniony”),
- numer REGON (jeśli podmiot go posiada),
- numer KRS (czyli numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli został nadany),
- adres miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania,
- adres siedziby przedsiębiorcy (nie będącego osobą fizyczną),
- dane osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania danego podmiotu,
- imiona i nazwiska prokurentów i ich numery identyfikacji podatkowej,
- numery rachunków rozliczeniowych (rachunków firmowych) lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą .
W wykazie podatników VAT zamieszczane są zatem, co warto podkreślić, numery rachunków rozliczeniowych (przy czym nie dotyczy rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych używanych przez osoby prywatne) oraz imiennych rachunków w SKOK, które zostały otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Warto zaznaczyć, że biała lista podatników VAT to wprowadzone przez Państwo narzędzie, którego głównym zadaniem jest uszczelnianie systemu podatkowego. Zastąpiła ona dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT, czyli zarejestrowanych i niezarejestrowanych podatników VAT oraz podmiotów wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Trzeba jednak zawsze zachować czujność i samodzielnie weryfikować czy numer rachunku bankowego otrzymanej fakturze VAT jest zgodny z numerem rozliczeniowym znajdującym się w wykazie podatników VAT. W przeciwnym wypadku może dojść, nawet w przypadku uczciwych przedsiębiorców, do powstania problemów natury fiskalnej…
Podsumowując, korzystając z białej listy podatników VAT każdy przedsiębiorca może sprawdzić czy firma, z którą zamierza nawiązać współpracę jest czynnym podatnikiem VAT, a także czy widoczny jest poprawny numer rachunku rozliczeniowego. Ponadto, przedsiębiorca może w ten sposób dowiedzieć się dlaczego firma, z którą rozpoczyna współpracę została wykreślona lub przywrócona do rejestru VAT (jeśli oczywiście zdarzenie takie miało miejsce). Są to informacje, które pomagają w codziennym prowadzeniu działalności gospodarczej i podejmowaniu rozsądnych oraz pragmatycznych decyzji biznesowych.
